Vurdering av aktsomhet i Retrans Midt – Åpenhetsloven

Redegjørelse av aktsomhetsvurdering rundt åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Innledning

Retrans Midt AS følger «Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven)».

Lovens formål (§1) er som følger:

«Loven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Den skal sikre at allmennheten har tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer reelle og potensielle negative konsekvenser som kan knyttes til virksomheten, enten direkte eller gjennom sine leverandørkjeder og forretningspartnere.»

Forankre ansvarlighet i sentrum, og piler i sirkel rundt merket 2. kartlegg og vurder negativ påvirkning/skade, 3. Stans, forebygg eller reduser, 4. Overvåk, 5. kommuniser. Etter 2 går det pil til 6. Sørg for eller samarbeid om gjenoppretting og erstatning der det er påkrevd. Aktsomhetsstandarden i åpenhetsloven bygger på FN’s retningsgivende prinsipper for ansvarlig næringsliv og menneskerettigheter og OECD sin veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv:

Figur 1: OECD’s aktsomhetshjul for ansvarlig næringsliv

For å tilfredsstille loven og de internasjonale standardene, gjennomføres en prosess for aktsomhetsvurdering som innebærer:

1. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
2. Kartlegge og vurdere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere
3. Iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser basert på virksomhetens prioriteringer og vurderinger
4. Følge med på gjennomføring og resultat av tiltak
5. Kommunisere med berørte interessenter og rettighetshaver om hvordan negative konsekvenser er håndtert
6. Sørge for eller samarbeidet om gjenoppretting og erstatning der det kreves.

I tråd med formålet om å fremme større åpenhet om risiko rundt menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, pålegges deriblant Retrans Midt IKS å offentliggjøre en redegjørelse om aktsomhetsvurderingene. Denne skal minst inneholde:

• En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
• Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom aktsomhetsvurderinger
• Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene

Dette dokumentet er utarbeidet for å oppfylle Retrans Midt IKS sin plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger.

Dokumentet vil oppdateres og offentliggjøres årlig innen 30. juni (krav fra og med 2023). Det vil også oppdateres ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurdering.

Retrans Midt AS sin tilnærming til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Selskapets formål er å sørge for innsamling og transport av husholdningsavfall og næringsavfall fra kommunene som har eierskap direkte eller indirekte i selskapet. Oppgaven kan løses gjennom bruk av egne ressurser eller ved kjøp av tjenester i markedet. Selskapet kan ta på seg alle oppgaver som naturlig hører sammen med dette. Selskapet skal kunne inngå samarbeidsavtaler eller ha eierskap i andre foretak dersom det er hensiktsmessig for å oppfylle formålet.

Selskapet skal ikke samle inn næringsavfall i markedet utover det som er tillatt etter det til enhver tid gjeldende anskaffelsesregelverk. Selskapet er et offentligrettslig organ ihht. anskaffelsesregelverket. Det skal føres separate selvkostregnskap for hver enkelt aksjonærs selvkostområde.

Organisering

Retrans Midt AS er et selskap som driftes etter utvidet egenregi på vegne av våre eiere, ReMidt IKS, Innherred Renovasjon IKS og Midtre Namdal Avfallsselskap IKS.

Styrene hos våre eiere er vårt øverste organ.

Styret består av 4 medlemmer, Ledergruppen består av daglig leder, drifts- og produktivitetsleder og 5 avdelingsledere.

Administrasjonen er spredd over 7 kontorsteder, Kristiansund, Orkanger, Levanger, Stjørdal, Bodø, Melhus og Namsos.

Daglig leder har ansvar for at kravene i Åpenhetsloven etterleves.

Retningslinjer og rutiner for håndtering av risiko

Retrans Midt skal i samarbeid med eierkommunene fremme bevisste holdninger til ressursbruk i samfunnet, gjennom å legge til rette for kildesortering, gjenbruk og materialgjenvinning av ulike typer avfall. Vi følger FN’s retningsgivende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECD’s retningslinjer for et ansvarlig næringsliv.

Vår overordnede tilnærming for å oppfylle vår forpliktelse til å respektere grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold styres gjennom vårt arbeid med bærekraft som omfatter både egen virksomhet og leverandørkjeden.

Vi følger norsk lovverk for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og for likestilling og fravær av diskriminering.

Selskapets etiske retningslinjer er oppdatert og det er utarbeidet en egen menneskerettighetspolicy. Våre etiske retningslinjer og Renovatørhåndbok setter tydelige rammer for hvordan vi forventer at ansatte opptrer som kollegaer og ut mot eksterne – alle skal behandles med respekt og verdighet.

Retrans Midt er underlagt lovverket for offentlige anskaffelser. Anskaffelsesregelverket og de etiske retningslinjer for leverandører (Code of Conduct) beskriver våre forventninger til leverandører på samme måte som vi har for våre egne ansatte. Alle skal behandles med respekt og verdighet, de skal opptre seriøst og aktsomt for å unngå skader og negative konsekvenser for mennesker og miljø.
Ved inngåelse av nye kontrakter må tilbyder signere på at de følger vedlagte etiske retningslinjer /Code of Conduct.
I tråd med åpenhetsloven vil vi gjennomføre årlige aktsomhetsvurderinger for egen virksomhet og leverandører både oppstrøms og nedstrøms.

Håndtering av informasjonsplikten

Ledelsen hos Retrans Midt har rutiner for mottak og behandling av eksterne og interne henvendelser.

Funn og tiltak

Gjennom aktsomhetsvurderingene har vi kartlagt eventuelle negative konsekvenser og vesentlig risiko. Ut fra dette setter vi tiltak for å begrense risiko.

Vesentlige risikoområder i vår egen virksomhet og tiltak for å begrense risiko

Vi har vurdert det dit hen at vi ikke har noen områder internt med risiko for negative konsekvenser eller vesentlig risiko opp mot menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Retrans Midt som arbeidsgiver styres etter et omfattende lovverk og tariffavtale som sikrer arbeidsforholdene til de ansatte. Vi har tydelige og kjente retningslinjer som tar for seg etikk, likestilling, mangfold og varsling. Følgende tema diskuteres årlig med tillitsvalgte:

• Risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling
• Gjennomgang av varslingsrutiner
• Bruk av deltidsstillinger og innleie
• Evaluering av behov for kontrolltiltak

I forbindelse med årlig medarbeidersamtale er det gjennomgang med alle ansatte i forhold til etiske retningslinjer. Nyansatte får utlevert etiske retningslinjer og blir bedt om å gjøre seg kjent med disse før oppstart.

Vesentlige risikoområder i leverandørkjeden

For selve aktsomhetsvurderingen har vi gjort en risikovurdering av leverandørene. Ut fra prinsippet om vesentlighet velger vi å vurdere leverandører med et årlig kjøpsomfang fra Retrans Midt på over nasjonal terskelverdi for klassisk sektor, dvs. 1,4 mill. kroner pr. år.

Leverandørene vurderes som lav risiko, middels risiko eller høy risiko. Dette basert på hvilken bransje de tilhører, Retrans Midt sin kunnskap om leverandøren er basert på hva Retrans Midt kjøper inn av varer og tjenester, samt kjennskap til bakenforliggende leverandørkjede.

Ut ifra hvilke svar Retrans Midt får fra innsendte egenerklæringsskjema, vil det bli vurdert videre oppfølgingstiltak.

Risikokategori	Ant. leverand	Planlagte tiltak
Lav	10	Ingen handling
Middels	2	Utsending av egenerklæringsskjema
Høy	0	Utsending av egenerklæringsskjema, samt ytterligere undersøkelser av leverandørene (spørsmål og dokumentasjon)

Tiltak for å begrense risiko i leverandørkjeden

Gjennom våre etiske retningslinjer (code of conduct) for leverandører kommuniserer vi tydelig våre forventninger om at leverandørene følger retningslinjene basert på FN- og ILO konvensjoners krav til arbeids- og menneskerettigheter. Retrans Midt slutter seg til FNs 10 grunnleggende prinsipper for ansvarlig næringsliv.

Hvis det oppdages brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos leverandør eller underleverandører, eller vesentlig risiko for brudd, skal vi informeres omgående. Dette kravet er inkludert i våre kontrakter med leverandører. Dersom det avdekkes potensielle eller faktiske brudd i leverandørkjeden, følger vi opp gjennom dialog med den aktuelle leverandøren og aktuelle interessenter, som fagforening. Brudd som ikke adresseres innen rimelig tid, kan føre til suspendering/terminering av kontrakt.

Implementering

Vi implementerer vår forpliktelse til grunnleggende menneskerettigheter i tråd med OECD’s aktsomhetshjul for ansvarlig næringsliv og som påpekt i åpenhetsloven. Dette innebærer:

• Øverste ansvar ligger hos selskapets ledelse og styre
• Alle ansatte gjøres oppmerksom på forpliktelser og sin rolle i forhold til åpenhetsloven
• Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger for egen leverandørkjede
• Innføre rutiner for regelmessige aktsomhetsvurderinger og rapportering i tråd med Åpenhetsloven
• Oppfølging av informasjon om negative konsekvenser og vesentlig risiko for ansatte og andre berørte av vår virksomhet
• Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger av våre leverandører gjennomgås årlig

Kontakt

For spørsmål om denne redegjørelsen og vår tilnærming til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, send en e-post til firmapost@retrans.no, merk meldingen med «åpenhetsloven».